Princess Gladys Ingrid: June 2014

Secara umum surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama pribadi (sendiri) ataupun karena kedinasan. Surat juga merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk membicarakan masalah yang dihadapi. Secara singkat dapat diketemukan bahwa surat adalah alat komunikasi penting dalam tata kerja tata usaha. Apabila terjadi hubungan surat menyurat secara terus menerus dan berkesinambungan, maka kegiatan ini disebut surat menyurat atau lazimnya korespondensi. Surat-menyurat adalah kegiatan penanganan surat masuk dan keluar yang meliputi penerimaan, penggolongan, pengarahan, pencatatan, pendistribusian dan pengiriman surat keluar.

ISI SURAT

1) Alinea pembuka

Alinea pembuka merupakan kata pengantar pada isi surat yang sesungguhnya, maksudnya untuk menarik perhatian pembaca pada pokok pembicaraan.

Contoh alinea pembuka pada surat yang bersifat pemberitahuan, pertanyaan- pertanyan, ataupun laporan, serta permintaan.

Dengan ini kami nyatakan bahwa ..........
Kami beritahuan bahwa ..............
Dengan ini kami mohon bantuan Bapak untuk .........
Dengan sangat menyesal kami nyatakan bahwa .........
Perkenankan kami melaporkan tentang ..........
Bersama ini kami lampirkan ...................
Dengan gembira kami kabarkan bahwa ..........

Yang harus diperhatikan adalah pemakaian kata Bersama ini dan pemakaian kata Dengan ini. Bersama ini dipergunakan apa bila dalam surat tersebut ada yang dilampirkan seperti dokumen, berkas dan sebagainya, sedangkan Dengan ini dipergunakan apa bila pada surat tidak ada yang dilampirkan.

Contoh alinea pembuka pada jawaban surat atau balasan surat.

Sehubungan dengan surat saudara tanggal ....... no ...........
Berkenaan dengan saudara tanggal ......... nomor ..........
Menunjuk surat saudara no. ............ tanggal ........
Membalas surat saudara tanggal ........ nomor .............
Memenuhi permintaan saudara dengan surat tanggal ......... no. ........
Memperhatikan surat saudara no. ........ tanggal ...........

Contoh alinea pembuka berdasarkan iklan

Kami telah membaca iklan saudara pada harian Pikiran Rakyat tanggal ......no. .... tentang ..........
Berkenaan iklan Tuan yang terbit pada Harian Republik tanggal ....... no. ........ maka dengan ini ........
Kami sangat tertarik dengan iklan saudara yang dimuat pada harian Suara Karya bernomor .. pada tanggal ...........

2) Alinea Transisi (Isi surat yang sesungguhnya)

Isi surat yang sesungguhnya itu memuat apa yang harus dilaporkan, diminta, dinyatakan kepada penerima surat.Untuk menghindarkan salah paham maka isi surat sebaiknya singkat tetapi jelas dan pihak pembaca benar-benar mengerti maksud dan keinginan pengirim. Dengan demikian kata-kata serta istilah-istilah yang kurang biasa dipergunakan jangan dipakai dalam surat tersebut, baik itu istilah-istilah dalam Bahasa Indonesia apa lagi istilah dalam bahasa asing. Perkataan dan kalimat-kalimat harus baik susunannya dan tetap menjaga sopan santun, sehingga pembaca tidak tersinggung. Untuk mendapatkan susunan surat yang baik dan menarik perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:

Menetapkan lebih dulu maksud dan tujuan surat, yaitu pokok pembicaraan yang ingin disampaikan kepada penerima apakah itu laporan pernyataan, pertanyaan, permintaan, dan sebagainya.
Menetapkan masalah yang disampaikan kepada pembaca.
Merumuskan pokokpokok pembicaraan satu persatu secara berurutan dan logis serta kalimat yang menarik
Hindarkan singkatan kata-kata, lebih-lebih singkatan yang dikarang sendiri.
Menguasai dan memahami bentuk surat serta bagian-bagian surat.
Mengikuti pedoman penulisan ejaan yang diperbaharui (EYD) dan tanda baca sesuai dengan peraturan.
Hindarkan istilah-istilah yang tidak bisa dipakai, terutama istilah asing.

3) Alinea Penutup

Pada suatu surat, baik surat niaga maupun pribadi, alinea penutup merupakan:

Kesimpulan dari isi surat
Kunci dari isi surat
Penegasan dari isi surat
Tanda pembicaraan telah selesai.

Disamping itu alinea penutup juga mengandung harapan penulis atau ucapan terima kasih kepada penerima

surat atas perhatiannya terhadap semua hal yang dikemukakan dalam isi surat.

Contoh-contoh alinea penutup.

Atas perhatian saudara, kami mengucapkan terima kasih.
Kami berharap kerjasama kita membuahkan hasil yang baik.
Mudah-mudahan pertimbangan kami bermanfaat bagi saudara.
Sambil menunggu kabar lebih lanjut, kami ucapkan terima kasih.
Demikianlah laporan kami, semoga mendapat perhatian saudara.

BAHASA SURAT

Surat dikatakan baik yaitu apabila dalam penulisannya sudah sesuai dengan kaidah-kaidah dalam penulisan surat. Selain dari pemilihan bahasa, bentuk dan tulisan surat itu sendiri, ada beberapa hal yang juga harus diperhatikan. Hal-hal tersebut antara lain:

Jelas : Jelas disini berarti: tulisan mudah dibaca dan mudah pahami baik dari identitas si pengirim surat, nama dan alamat yang dituju, serta dari isi surat itu sendiri
Benar : Benar disini berarti: isi dari surat tersebut memang benar maksud dan tujuannya (tidak untuk iseng), serta menggunakan kosa kata yang baku.
Sopan : Sopan disini berarti: menggunakan bahasa yang tidak hanya baku tetapi juga memiliki sopan santun.
Singkat/tidak terlalu bertele-tele : Singkat disini bukan berarti penulisan katanya yang harus disingkat-singkat, tetapi menggunakan bahasa yang efektif sehingga surat tidak terlalu panjang lebar.
Lengkap : Lengkap disini berarti maksud dan tujuan sudah terwakilkan atau tertuang semua dalam surat.
Menarik : Menarik disini bukan berarti harus menggunakan kosa kata seperti pada iklan-ikan yang sering kita jumpai. Tetapi, kertas dan sampul surat harus serasi, bersih dan rapi sehingga enak dipandang dan dibaca.

CONTOH SURAT